浅谈高校档案知识共享

浅谈高校档案知识共享

马黛琳

（汕头大学医学院，广东　汕头　515041）

摘　要：知识经济时代下，高校档案作为宝贵的知识资源，作为高校创新的知识源泉，应从信息共享逐步过度到知识共享，以实现知识的有序流通，不断提高高校档案知识的利用率。本文简要论述了高校档案知识共享的必要性，通过分析制约高校档案知识共享发展的阻碍因素，展望高校档案知识共享的发展未来。关键词：高校；档案；知识共享

２１世纪，高校档案工作充满着机遇与挑战，我们面临着一个知识爆炸、信息剧增的知识经济时代。在浩瀚的信息海洋中，如何筛选和组织有价值的信息，使其转化为知识，并通过知识共享促进知识创新，使需求者高效、便利地获取所需要的知识资源。

当前，大多数高校以档案数字化方式与信息资源社会化相适应，已逐步实现档案信息资源的校内共享和校际共享。在基于信息共享的前提下，高校师生要从大量纷繁复杂的档案信息中准确定位解决问题的答案——知识，则需要依靠高质量的档案知识资源、高水平的档案知识服务以及高品质的档案共享平台。高校能始终屹立于学科前沿，为国家输送科技人才，引领技术创新，关键在于潜力巨大的知识流动——知识共享。高校档案作为知识的重要来源，应在信息共享的基础上引入知识共享的管理理念，回归到档案最本质的内容，彰显档案知识的有用性和易用性，探索高校档案知识共享的发展道路。

改革开放以来，对比企业近十年的快速发展，以企业档案为核心的知识共享的研究尤为活跃，知识资源作为企业持续竞争的核心资源，使企业焕发生机，取得战略优势，企业的活性竞争力已渐渐超过高校，成为世界经济发展和科研创新的强心剂。高校应认识到知识是社会生存和发展的决定性因素，应利用自身丰富的档案资源，借鉴企业知识共享经验，把握知识经济时代脉搏，不断提高核心竞争力，缩小发展差距。

二、制约高校档案知识共享的因素

１．用户需求推动力不足和指向性不明确。知识资源的获取途径是多元化的，高校档案作为众多知识来源之一，被选择率却远不及书籍、报纸、电视和网络等手段。一方面，档案多以严苛的保密制度为准绳，使用户减少了利用的积极性；另一方面，档案的易用性和可得性有待提高，若用户无法准确描述需求目标，将影响到档案的检索效率。用户需求推动力不足和指向性不明确，使档案工作人员未能实时跟进用户需求，主动开发和编研的积极性较差，知识发现和挖掘的程度不够深入，致使高校档案知识共享的进程推动缓慢。

２．高校出于自身利益而限制共享

如今，社会的共享意识正逐渐觉醒，高校联盟之间日渐频繁的学术探讨、经验交流、文献传递等都是知识共享的一部分。高校档案因其特殊的原始记录性和知识属性，客观反映了高校实践活动形成的有价值的数据、成果、理论和技术等，是对高校知识的贮藏，同时也是高校强有力的竞争财富。另外，因为高校间的档案知识在质量和数量上存在势差，所以在共享时不可避免地产生不对等的知识流动，各高校获得的利益并不均衡。大环境下，即使迈出了档案知识共享的步伐，高校仍会相对保守地限制档案知识共享的传播，避免威胁到自身利益。

３．高校档案信息共享的相对成熟不意味着知识共享会水到渠成

互联网信息背景下，档案信息共享正如火如荼地开展，各高校联盟、学会、团体等百花齐放，上海高校档案信息网、北京大学档案馆、武汉大学档案馆等在档案信息共享工

一、高校档案知识共享的必要性

１．高校档案知识共享有助于高校在教育领域塑造领军形象随着知识经济的快速发展，高效的知识创新体系是一个国家社会经济发展的前提，高校既是知识创新的重要基地，也是汇聚高质量知识资源的集中地。而高校档案知识共享是对档案信息的深度整合和建设，能规范高校自身的档案管理，推动档案共享进程，引领教育领域的深度变革，改变高校档案“重藏轻用”的局面。

２．高校档案知识共享有助于实现档案增值，促使档案知识资源利益最大化

高校档案是在各部门的业务活动中形成，再由档案管理部门筛选出有价值的文件加以保管和利用，并通过综合开发和共享等途径实现档案知识在生产、传播和利用过程中的增值，不仅服务于高校内部师生，还能满足社会人士的利用需求。整个档案知识共享过程，涉及到档案知识的增值和资源利益的瓜分，知识共享程度越深，个体越能获取最需要的知识即得到更多的利益，进而达到档案知识共享利益最大化。

３．高校档案知识共享有助于高校提升社会核心竞争力

2019.10 兰台内外

79

档案文化

作上的成绩有目共睹。但是，高校档案信息共享的相对成熟，并不意味着知识共享会水到渠成，其一，档案信息共享与知识共享有原始信息和加工信息的区别，前者大部分涉及网络和人员服务的流畅度，后者不仅涉及到共享通道，还涉及到信息的再开发、档案人员的文化素养、用户体验等因素；其二，档案知识共享是档案信息共享的延伸和扩展，但还面临诸多问题：共享规则和标准的变化，共享系统更庞大而复杂，传递方式要求更高效等。

三、高校档案知识共享在发展中应注意的几个方面

１．档案管理人员应重视高校档案知识的研究、开发和编研高校档案是知识的可视化窗口，是知识实体化的承载体，是获取知识的直接途径。传统的高校档案共享方式多以一次、二次档案文献服务为主，提供的是未经加工的档案原件以及粗加工的目录和文摘，往往不能让用户找到最直接最准确的答案。档案共享的本质是挖掘档案中的知识资源，知识与知识之间又有千丝万缕的联系，单纯共享档案孤本，并不能完全体现档案知识的价值。因此，系统地、广泛地、深入地开发档案知识，是高校档案人员推动共享工作的重要方式，汇编档案文集、编纂专题史料，研究档案内容、编写参考资料，编辑文摘汇编，参考历史研究编史修志、撰写文章著作等编研工作形成的高校档案知识编研成果，传播范围广，以更灵活、更便捷、更随机等特点，充分实现社会范围内档案知识资源的共享。知识共享是档案编研成果有必要存在的客观依据，也是编研工作生命力之所在。

２．鼓励教师将知识外化后形成档案，丰富高校档案知识共享资源

如果说高校档案是看得见的实体知识，那么隐藏在高校教师大脑中的经验、技巧、感悟、个人价值观等看不见的知识就是不可或缺的内化知识。内化知识繁杂交错，却是高校创新最具价值和不可枚举的智力资本，因其具有隐秘性、主观性和附着性，很难实现被动探取。一方面，利用激励机制来鼓动教师积极主动地实现知识的外化，经过加工变成原始记录、数据报告、经验材料等，为进一步规范化形成档案知识奠定基础；另一方面，为教师外化自身知识提供一个共享平台，不但利于巩固教师之间的知识网络，促进知识流动，降低知识共享成本，而且更利于教师对内化知识有意识地组织、编辑、文件化、甚至档案化，使高校隐藏在“根部”的无限知识以档案的形式保存下来，以共享来创造高校的文化优势。

３．借鉴国外高校档案共享的做法，吸收先进经验，因地制宜

欧美高校在档案整合和共享管理水平上处于世界领先地位，高校档案可以做到跨高校、跨部门、跨行业，利用现代信息与通信技术，系统整合的档案知识经过高速传播共享给指定用户群。不管是提供跨越３２０个机构、超１００万种档案

80

资源的英国档案中心（Ａｒｃｈｉｖｅｓ　Ｈｕｂ），还是为教育科研机构共享大量数字资源的美国麻省理工学院机构知识库（ＭＩＴ　ＤＳｐａｃｅ），它们的共同特点有：档案部门和其他机构合作与共享的参与程度高，档案保管和知识传播的意识强；档案资源共享渠道都是开放的，用户来自世界各地；所有收集到的档案知识都受到知识产权法律的保护；在财政和技术上拥有强有力的可持续支持等。我国高校档案机构尚未形成高密度合作共享的档案知识库，未来可以借鉴欧美高校成功的档案知识开发和共享技术。

四、结语

高校档案知识共享作为最高形式的档案资源效用，是衡量教育领域档案资源丰富程度的重要表现，同时也是全面深化教育改革的长远目标之一。高校档案知识共享的跨越式进步不只关系到高校档案事业在社会信息领域的立足之地，还关系到我国经济、文化、科技等方面的发展前景，我们应明确现阶段发展的制约因素，寻找应对知识共享矛盾的解决策略，共同规划发展蓝图。参考文献：

[1]贾　玲，吴建华.论档案知识共享的障碍与对策[J].黑龙江档案，2011(02):22.

[2]刘思洋.档案形成知识共享的优质资源——基于档案资料的有效管理[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2015(03):62-63.

[3]简世德，张美荣，冯丽莎.社会资本视域下高校教师隐性知识共享的困境与突破[J].社科纵横，2018,33(07):118-124.

[4]曹　光.浅谈如何建立档案知识库[J].理论观察，2014(01):114-115.

[5]刘思洋.从知识管理角度探讨我国企业档案管理如何实现知识共享[J].陕西档案，2015(01):48-49.

[6]颜川梅.浅谈英国高校档案信息资源的整合与共享[J].山西档案，2008(03):41-42.

作者简介：马黛琳（1991－），女，广东汕头人，大学本科，汕头大学医学院综合档案室档案助理馆员。

2019.10 兰台内外